Искушение потянуть время (прокрастинация) – одна из самых серьезных проблем копирайтеров. Учитывая, что эта сфера деятельности, как правило, требует жесткого соблюдения сроков, их срыв может стать причиной серьезных финансовых проблем. И даже погубить репутацию и карьеру!

Как вы справляетесь с нехваткой времени? Или лучше сказать, как вы преодолеваете желание отложить работу на более поздний срок?

Рассмотрим шесть подсказок, которые помогут вам справиться с желанием отложить работу на потом, а также сделать больше и работать быстрее.

1. Не избегайте ответственности

Искушение потянуть время возникает даже у высокопрофессиональных специалистов. Периодически этим грешит каждый человек все, а не только копирайтеры. Мы тянем время, придумываем оправдания, отвлекаемся. При этом винить себя не склонен никто. Одни во всем винят рекламу. Другие – свободу фриланса, как правило, не предполагающую жестких ограничений и правил, с которыми сталкиваются работники в офисах и на производстве.

Но независимо от предполагаемых причин, отговорки по поводу того, почему отложено на завтра то, что можно сделать сегодня, у всех практически одинаковы.

Как отмечает доктор Роберт Энтони – «Ожидание – это ловушка. Всегда будут причины ждать. Правда в том, что в жизни существуют две вещи: причина и следствие. Но причины мало кому интересны».

Не секрет, что существуют определенные глубинные психологические факторы, провоцирующие прокрастинацию: низкая самооценка, беспокойство, страх, увлеченность и даже депрессия.

Следует однако отметить, что в большинстве случаев вышеуказанные факторы являются причиной хронической прокрастинации. Это несколько другое явление, которое мы не будем рассматривать в рамках данной статьи.

Некоторые люди оправдывают проволочки тягой к перфекционизму. Несмотря на то, что перфекционизм – проблема, сам по себе он – очередная отговорка, призванная оправдать прокрастинацию.

Как правило, чем больше мы концентрируемся на том, чтобы что-либо сделать идеально, тем меньше нам требуется времени, чтобы сделать это вовремя.
Это в полной мере касается и работы копирайтера. Даже в большей степени, чем можно предположить.

Но давайте отойдем от теоретической психологии и рассмотрим практические рекомендации, которые помогут вам побороть наиболее распространенную форму прокрастинации, свойственную большинству людей…

Лень…

Не секрет, что все мы периодически оказываемся во власти лени. Причины тому могут быть разными. Возможно, просто не нравится проект или заказчик, с которым работаем. Возможно, мы просто не можем планировать и правильно расставлять приоритеты. Но все это причины, а не следствие.

Как только вы перестанете искать оправдания и начнете действовать, прилагая пусть даже небольшие усилия, вы, шаг за шагом, будете приближаться к желаемому результату. Любые, даже самые незначительные действия, лучше бездействия. Из чего следует, что необходимо…

2.Понимать закон сокращения

С. Норкот Паркинсон однажды сказал: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Впоследствии это утверждение стало первым законом Паркинсона.
Это утверждение также известно под названием «Закон сокращения» или «Закон приложенных усилий», суть его в том, что любая работа занимает отведенное на нее время.

Другими словами, вы можете не спешить или торопиться для того, чтобы выполнить работу в установленный для этого срок (вспомним, к примеру, студентов, которые начинают учить материал в ночь перед экзаменом).

Скажем, у вас есть несколько недель для написания заказанного бизнес плана. При этом заказчик подразумевает, что вы будете работать именно над этим проектом в течение указанного времени. Вы, в свою очередь, рассчитываете, что у вас масса времени для написания данного бизнес плана.

Но если у вас только четыре дня, вы вынуждены планировать рабочий процесс более рационально. Дабы уложиться в срок, вам придется разбивать отведенное время на интервалы для выполнения мини-задач, работать сверхурочно и даже не спать ночами, если придется.

Короче говоря, вы сделаете все возможное, чтобы выполнить проект.
На самом деле, многие специалисты в области seo-копирайтинга – и не только – отмечают, что их лучшие работы (те, которые оказались наиболее полезны заказчикам) были сделаны в крайне сжатые сроки.

Почему так получается? Быстро приближающийся срок сдачи проекта, как правило, не только настраивает на нужный лад, но и заставляет отбросить все отвлекающие моменты… очистить пространство вокруг себя… организовать порядок работы… устранить препятствия, расставить приоритеты при выполнении тех или иных задач… и полностью сконцентрироваться на работе.

Поскольку при этом растет чувство ответственности и степень концентрации, настрой становится более рабочим, активизируя таким образом нашу креативность. Подобно губке, которая сжимается при давлении, сжатые сроки выжимают из нас лучшие идеи, строки и стратегии.

В любом случае, я не рекомендую умышленно дотягивать до последнего момента. Хотя – всякое бывает. Так или иначе, вы можете опробовать этот способ для стимуляции всплеска креативности. Далее я расскажу, как это сделать…

3. Разбивайте каждую задачу на подзадачи

Суть в том, что необходимо сделать потенциальный ночной кошмар – срок сдачи – своим лучшим другом.

Для этого нужно разбить на несколько промежуточных этапов общий срок выполнения проекта (мини-срок сдачи). Другими словами, задача состоит в том, чтобы разбить большой проект на небольшие значимые подзадачи и выполнять работу, исходя из намеченного плана.

В целом вы разбиваете проект на ряд подпроектов и устанавливаете срок сдачи для каждого из них. Таким образом, каждая из подзадач становится более срочной и осязаемой.

Подобные сроки сдачи подпроектов служат своего рода индикаторами всего проекта, давая вам возможность оценить, на каком этапе выполнения вы должны находиться; что уже сделано и что должно быть сделано в определенный промежуток времени.

Конфуций сказал: «Пусть путь в тысячу ли (древнекитайская мера длины) начинается с одного маленького шага». Нам с вами не нужно проходить путь в тысячу ли, наш путь гораздо короче. Предположим, что одно ли – это 500 шагов. Т. е. выполнение определенной подзадачи делает нас на один шаг (из 500) ближе к сдаче всего проекта. Поэтому каждый новый этап работы будет менее напряженным. Главное в подобном подходе то, что, устанавливая сроки выполнения подзадачи, вы приводите в действие закон Паркинсона. Сроки становятся более осязаемыми и короткими, поэтому работа выполняется быстрее. Это происходит практически на бессознательном уровне.

К тому же, срок выполнения каждой подзадачи – своего рода напоминание, что при срыве данного срока вам придется работать с удвоенной силой, рискуя сорвать срок сдачи всего проекта.

Многие боятся подобного разбиения на подзадачи, хотя подобный подход к работе мобилизует. Если вы опаздываете и пропускаете срок выполнения определенной подзадачи, то вынуждены заставить себя завершить ее, даже если придется спешить, для того чтобы справиться со следующей подзадачей вовремя.
Однако в подобном стиле работы можно найти и положительные моменты.
Выполнив каждую подзадачу, вы меньше переживаете, зная, что работа над проектом продвигается.

4. Составляйте письменный план

Записывайте все. Не держите в уме. Например, можно составить план в электронном виде, распечатать его и повесить на видном месте.

Необходимо визуализировать этапы продвижения проекта. Так вы будете знать, на каком этапе находитесь, что уже сделано, что нужно сделать или исправить и сколько времени у вас осталось. Это намного проще, чем работать без разбиения на подзадачи, ориентируясь лишь на конечный срок сдачи всего проекта.
Неважно, где вы будете записывать этапы выполнения проекта в целом и этапы выполнения подзадач. Важно, чтобы эти записи были у вас перед глазами.
Можно воспользоваться специализированными приложениями для управления проектами, например, BaseCamp.

Выполнение каждой подзадачи – своего рода награда для самого себя. Вы знаете, на каком этапе находитесь, сколько уже сделали, чего достигли… Это дает дополнительную мотивацию для успешного завершения проекта.

К тому же, при таком подходе вы подсознательно избавляетесь от страха несвоевременной сдачи всего проекта. Поэтому, приступая к выполнению любого проекта, разбейте его на максимально возможное количество простых подзадач.

Назовем подзадачи этапами. Поскольку каждая подзадача является чем-то определенным, что можно разбить на меньшие подзадачи, данный вывод плавно подводит к следующей рекомендации…

5. Максимально конкретизируйте поставленные задачи

После разбиения проекта на максимально возможное количество простых подзадач пересмотрите полученные подзадачи и разбейте их на дополнительные подзадачи.
Установите день выполнения каждой полученной подзадачи (вместо того, чтобы устанавливать конкретное время выполнения).

Таким образом, вы будете знать, что данную подзадачу следует выполнять в определенный день, а не думать о конкретном времени выполнения (именно поэтому подзадачи можно назвать «ключевыми моментами»). Выполнить определенный ключевой момент легче, чем уложиться в установленный срок.

Не забываем о предыдущей рекомендации: все записывать!

Неважно, где вы записываете – на бумаге или вносите данные в специализированное приложение, скажем, для управления проектами. Самое главное, помните: максимальная конкретика.

Просто формулировки задачи: «Написать письмо» – недостаточно. Недостаточно даже формулировки: «Написать черновик» – это фазы, а не этапы. Каждый этап должен быть как можно более четким и конкретным. Для примера:

Основная задача проекта: написать бизнес-план для заказчика.

Основные этапы проекта: исследование вопроса, создание чернового варианта, завершение чернового варианта, внесение правок заказчиком, окончательный вариант и отправка заказчику.

Например, в нашем случае срок сдачи проекта, скажем, месяц. Следующий этап – определение сроков завершения основных этапов проекта. Рассмотрим тот же пример:

Неделя № 1: Исследование вопроса.
Неделя № 2: Создание чернового варианта.
Неделя № 3: Завершение чернового варианта.
Неделя № 4: Внесение правок заказчиком.
Окончание недели № 4: Окончательный вариант и отправка .заказчику.

Или, скажем, по-другому: вы разбиваете общий срок сдачи на несколько малых периодов времени для выполнения т. н. ключевых моментов.

А теперь разбиваем каждый этап на несколько подэтапов. Например:
День № 1: Заполнение брифа заказчика.
День № 2: Пересмотр и уточнение ответов.
День № 3: Первичное изучение продукта.
День № 4: Разговор с заказчиком или с руководством.
День № 5: Анализ конкурентов.
День № 6: Мозговой штурм.
…И так далее.

Проделываем подобное с каждым этапом проекта.

6. Выполняйте каждый этап в определенный отрезок времени

Пример выше, с одной стороны, хорош, а с другой, – не совсем.
Помните, что ситуации бывают разные. Например, вы завершили несколько этапов проекта в один день, но на следующие (возможно, даже один) вам может потребоваться несколько дней. Поэтому ничего не откладывайте в долгий ящик. Старайтесь проявлять гибкость и будьте готовы вносить правки на любом этапе выполнения проекта.

Например, вам нужно несколько дней для того, чтобы придумать хороший заголовок. В таком случае пишите по 15–20 заголовков в день или выделите 1 день на дополнительные исследования/работу над вариантами заголовка.
Делайте так, как вам удобно. Не перегружайте себя, чтобы подобная работа не превратилась для вас в ночной кошмар. Не забывайте об отдыхе. Это поможет выполнять работу намного быстрее. Помните, что работа не должна вызывать отвращение.

Суть рекомендации в том, что не имеет значения, как вы подойдете к выполнению проекта. Самое главное – не забывайте применять закон сокращения, разбивать проект на несколько этапов, выполняя которые, вы будете ощутимо приближаться к завершению проекта.

Только так вы сможете работать в более сжатые сроки и выполнять несколько проектов одновременно. Сконцентрируйтесь на выполнении небольших подзадач в четко отведенное время, а не на том, что вам необходимо сдать весь проект в определенный срок.

Поначалу применять подобный подход к работе достаточно трудно. Но если вы возьмете его себе за правило, даже для небольших проектов, то вскоре он войдет в привычку.

Как говорится: «Всему свое время». Дерзайте!